Ogni ospitante o responsabile di qualsiasi struttura turistica deve completare il processo di Registrazione dei Viaggiatori e inviarlo alle autorità, indipendentemente dal tipo di alloggio offerto (hotel, casa rurale, appartamento per vacanze…). Il mancato rispetto di questo obbligo comporta sanzioni economiche elevate.
Fino ad ora, la registrazione degli ospiti presso le autorità è stata effettuata tramite Hospederías de la Guardia Civil e WEBPOL, ma per facilitare il processo e centralizzare tutte le comunicazioni su un’unica piattaforma, il Ministero dell’Interno ha creato la piattaforma SES.HOSPEDAJES.
*Si precisa che questa è una guida orientativa per effettuare la registrazione su SES.HOSPEDAJES e il successivo collegamento con la piattaforma Check-in Scan.
Índice
SES.HOSPEDAJES è una piattaforma sviluppata dal Ministero dell’Interno tramite la quale persone fisiche e giuridiche possono comunicare i dati richiesti dal Real Decreto 933/2021 (Testo consolidato) e raccolti tramite la registrazione dei Parte de Viajeros.
Sulla nuova piattaforma sarà necessario fornire più dati sugli ospiti rispetto ai registri precedenti, alcuni dei quali difficili da verificare, come ad esempio il grado di parentela tra gli ospiti o l’indirizzo completo. Puoi trovare l’elenco completo dei dati nell’Allegato 1 del decreto citato.
La piattaforma SES.Hospedajes ha iniziato a operare il 2 gennaio 2023, stabilendo un periodo di adattamento di 5 mesi fino al 1 giugno 2023, ma a causa della complessità tecnica dello sviluppo, il Ministero dell’Interno ha pubblicato un comunicato stampa prorogandone l’utilizzo fino al 1 ottobre 2024. Vicino a tale data, il Ministero dell’Interno ha pubblicato un nuovo comunicato ufficiale posticipando l’obbligatorietà della Registrazione dedegli ospiti sulla piattaforma SES.Hospedajes al 2 dicembre 2024, data definitiva di entrata in vigore del Real Decreto 933/2021, insieme all’obbligo di effettuare la registrazione tramite la piattaforma.
Per iniziare a usare SES.HOSPEDAJES, devi prima accedere alla piattaforma. Successivamente, cerca la sezione “Accesso al Registro di Strutture ed Entità” e clicca sull’@ nella colonna “Accesso”.
La responsabilità di registrarsi su SES.HOSPEDAJES ricade sulla persona incaricata della struttura, non necessariamente sul proprietario.
Dopo questo passo, dovrai selezionare la “Piattaforma di identificazione per le Amministrazioni”, tra cui “CL@VE PIN”, “DNIE / CERTIFICATO ELETTRONICO”, “CLAVE MÓVIL” o “CLAVE PERMANENTE”.
Se non disponi ancora di uno di questi, ecco le istruzioni per ottenerlo:
Dopo aver effettuato l’accesso tramite una delle piattaforme di identificazione, vedrai 2 opzioni. Se sei già registrato su SES.HOSPEDAJES e vuoi modificare qualche dato della tua struttura, clicca sul pulsante Accedi a destra. Se invece vuoi registrare una nuova struttura, clicca sul pulsante Compila Modulo a sinistra.
Avrai bisogno del Certificato Digitale per registrare la tua proprietà sulla piattaforma del Ministero dell’Interno e ottenere gli accessi a SES.HOSPEDAJES. Check-in Scan non richiederà in alcun momento né gli accessi alla piattaforma né il certificato digitale per effettuare la registrazione degli ospiti.
Inoltre, è necessario avere il programma autofirm@ o cl@ve firma per firmare digitalmente la richiesta di registrazione della struttura sulla piattaforma.
IMPORTANTE: Poiché si tratta di strumenti di identificazione governativi esterni alla nostra piattaforma, l’assistenza tecnica non rientra nelle nostre competenze. Per dubbi sull’uso di questi strumenti, consultare un consulente legale.
Successivamente, dovrai compilare un modulo con i dati della struttura e del titolare. In questa fase, è importante selezionare la casella “Invio comunicazioni tramite servizio web”, nel caso si utilizzino strumenti automatici di comunicazione con le autorità come Check-in Scan.
Se hai seguito tutti i passaggi e compilato correttamente il modulo, presto dovresti ricevere un’email dal Ministero dell’Interno che conferma l’iscrizione della struttura nel loro database, e nella stessa email troverai informazioni importanti come il numero di registrazione, il codice del locatore e il codice della struttura. Conserva questi dati in un luogo facilmente accessibile. Riceverai anche gli accessi per entrare nella piattaforma SES.HOSPEDAJES senza utilizzare il Certificato Digitale o Cl@VE.
Non saranno avviate procedure sanzionatorie per violazioni non intenzionali relative alla comunicazione degli ospiti.
La registrazione degli ospiti deve essere effettuata tramite SES.HOSPEDAJES su tutto il territorio nazionale, eccetto nei Paesi Baschi e in Catalogna, sostituendo l’invio dati a Guardia Civil e Polizia Nazionale.
In tal caso, potrebbero esserci vari motivi: la piattaforma ha avuto microinterruzioni fin dalla sua nascita, rendendo impossibile l’accesso. Inoltre, potrebbe esserci una cache del browser, quindi bisogna cancellare cookie e cache o provare un altro browser. Se il problema persiste, contattare il supporto tecnico di SES.HOSPEDAJES.
La piattaforma WEBPOL della Polizia Nazionale e il registro delle hospederías della Guardia Civil hanno cessato il servizio. Entrambe le piattaforme mostrano un messaggio che invita a utilizzare SES.HOSPEDAJES.
Secondo il Ministero dell’Interno, il 2 dicembre 2024 è la data prevista per l’utilizzo definitivo della piattaforma.
Per conoscere il codice del locatore, accedi a SES.HOSPEDAJES e clicca sull’@ nella sezione “Accesso al registro di strutture ed enti”.
Successivamente, vai nella sezione “I miei dati di registrazione” nel profilo per visualizzare il codice.
Su SES.HOSPEDAJES, clicca su “Accesso alla consultazione e invio comunicazioni attività di ospitalità o noleggio veicoli” sull’@.
Poi, nella sezione “Nuova comunicazione”, clicca su “Compila Modulo”.
Seleziona la struttura di cui vuoi conoscere il codice (se ne hai più di una) e il tipo di comunicazione, in questo caso “Parte de Viajeros”. Poi clicca sul pulsante giallo “Continua”.
Nella schermata successiva, nella sezione “Informazioni sulla struttura” troverai il “Codice della struttura”.
Se non ricevi l’email con gli accessi o non conosci la password, accedi alla sezione “utente webservice” per vedere il tuo utente e cambiare la password cliccando su “cambia password”.
Invia le registrazioni degli ospiti comodamente e automaticamente alle autorità competenti con Check-in Scan. Con Check-in Scan siamo integrati con i diversi corpi delle autorità in Spagna e con la nuova piattaforma del Ministero dell’Interno SES.HOSPEDAJES per consentirti di effettuare automaticamente la registrazione degli ospiti tramite il nostro sistema. Contattaci per maggiori informazioni.
