Registrazione degli ospiti in Portogallo SIBA-SEF / AIMA-SEF

Conformarsi alla legge: registrazione degli ospiti in SIBA-SEF / AIMA-SEF

Rispettare la legalità è un requisito indispensabile per qualsiasi attività. Uno degli obblighi legali più importanti nel settore degli alloggi turistici è la registrazione degli ospiti da parte della struttura e la successiva comunicazione alle autorità competenti. Con il cambiamento a livello amministrativo e di controllo in Portogallo, con la transizione dal SEF all’AIMA, il modulo di registrazione degli ospiti deve essere comunicato tramite la piattaforma SIBA-SEF, ossia il Sistema di Informazioni del Bollettino di Alloggio.

Legge sulla registrazione degli ospiti in SIBA-SEF / AIMA-SEF

Secondo la Legge 23/2007, del 4 luglio, “INGRESSO, SOGGIORNO, USCITA ED ESPULSIONE DEGLI STRANIERI DAL TERRITORIO NAZIONALE”, articolo 16, comma 1:

“Le aziende che gestiscono hotel, strutture complementari di alloggio turistico o complessi turistici, così come tutte quelle che offrono alloggio a cittadini stranieri a pagamento, sono obbligate a notificare la GNR o la PSP entro tre giorni lavorativi, tramite bollettino di alloggio.”

Quindi, indipendentemente dal tipo di contratto di locazione o affitto, se il cittadino ospitato non è portoghese, il proprietario dell’immobile deve comunicare il bollettino di alloggio al SIBA-SEF / AIMA-SEF.

All’articolo 15, comma 4, si stabilisce inoltre:

“Per semplificare l’invio dei bollettini di alloggio, hotel e strutture simili devono registrarsi presso l’Unità di Coordinamento Frontiere e Stranieri (UCFE) come utenti del Sistema di Informazioni sui Bollettini di Alloggio, in modo da poter effettuare la relativa comunicazione elettronica in condizioni sicure.”

Di conseguenza, non è più obbligatorio registrare l’ospite su carta e consegnare il modulo alla polizia, ma è obbligatorio registrare il bollettino di alloggio nel Sistema di Informazioni sui Bollettini di Alloggio (SIBA).

Chi è responsabile della comunicazione degli ospiti in SIBA-SEF / AIMA-SEF?

Secondo la legislazione portoghese, ogni proprietario di immobile o azienda che gestisca un immobile destinato all’affitto turistico e ospiti cittadini stranieri deve comunicare i dati degli ospiti al SIBA-SEF / AIMA-SEF.

Inoltre, i proprietari che stipulano un contratto di locazione con un cittadino straniero devono anch’essi comunicare il bollettino di alloggio al SIBA-SEF / AIMA-SEF. Lo stesso vale se l’immobile è subaffittato: se il proprietario ha un contratto di locazione con un inquilino portoghese e quest’ultimo affitta a un cittadino straniero, sarà l’inquilino a dover comunicare il bollettino di alloggio al SIBA-SEF / AIMA-SEF.

Come registrare gli ospiti in SIBA-SEF / AIMA-SEF in Portogallo

Per prima cosa, visita il sito web di SIBA-SEF per iniziare la registrazione dell’alloggio nel sistema e compila il modulo con i dati richiesti:

1. NIF (numero di identificazione fiscale)
2. Codice dell’attività commerciale specifica per l’Alojamento Local
3. Seleziona la tipologia o classificazione che meglio si adatta al tuo alloggio
4. Il nome dell’unità deve corrispondere a quello registrato nel portale del turismo del Portogallo
5. Indica il codice postale e poi piano, numero civico e eventuali informazioni aggiuntive
6. Il campo FAX è obbligatorio, ma non è necessario compilarlo; il registro sarà completato comunque
7. Nel campo “Invio dei bollettini” puoi selezionare il metodo di invio più comodo; (consigliamo il metodo WEB SERVICE con Check-in Scan per automatizzare completamente le comunicazioni)
8. Dopo aver compilato tutti i campi correttamente, clicca su invia. Riceverai una email dal SEF Portogallo entro 1-3 giorni lavorativi con la conferma della registrazione e le credenziali di accesso per effettuare le comunicazioni

Come cambiare il metodo di invio dei registri degli ospiti in SIBA-SEF

Se sei già registrato in SIBA e vuoi cambiare il metodo di invio (Portale, caricamento file o Web Service), invia una email a siba@sef.pt con il seguente messaggio:

Da: (email utilizzata per registrarsi in SIBA)
A: siba@sef.pt
Oggetto: Cambiare metodo di invio dei registri degli ospiti
Gentili signori,
Il mio nome è (Nome del contatto registrato nell’unità alberghiera in SIBA)
Vorrei richiedere il cambio del metodo di comunicazione dei registri degli ospiti con SEF al tipo di invio (Indicare il nuovo metodo)
Sono responsabile dell’Unità Alberghiera: (NIF),
Struttura: (Numero struttura a cui si riferisce il cambio)
Grazie per l’attenzione.

Automatizza la registrazione degli ospiti in SIBA-SEF

Con Check-in Scan puoi fare il check-in online dei tuoi ospiti senza presenza fisica e inviare automaticamente i registri agli enti competenti. Così non dovrai più caricare manualmente i dati nel portale SIBA-SEF.