Il self check-in ha rivoluzionato l’industria degli affitti brevi, offrendo flessibilità e comodità sia agli ospiti che ai gestori. Tuttavia, per proprietari di case vacanze e alloggi turistici, sorge spesso un dubbio cruciale: il check-in di visu (l’identificazione fisica e diretta dell’ospite) è un obbligo legale inderogabile? Molti si chiedono se, introducendo l’accesso automatizzato, l’attività possa diventare tecnicamente illegale. La risposta risiede nell’interpretazione della normativa di pubblica sicurezza, e fortunatamente, la tecnologia moderna offre la soluzione perfetta per coniugare comodità e legge.
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Il fondamento di ogni discussione sull’identificazione degli ospiti in Italia si trova nell’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS). Questa norma stabilisce che i gestori di strutture ricettive (inclusi gli affitti brevi) devono comunicare tempestivamente l’identità degli ospiti alle Autorità di Pubblica Sicurezza tramite il Portale Alloggiati Web. L’obiettivo primario non è la presenza fisica dell’host, ma l’accertamento certo dell’identità dell’ospite e la conseguente trasmissione dei dati.
L’obbligo implica che il gestore deve prendere visione di un documento di identità valido (passaporto, carta d’identità, ecc.) e registrare i dati richiesti per la compilazione delle schedine alloggiati. Tradizionalmente, questo si traduceva nel cosiddetto check-in di visu, ovvero un incontro fisico tra l’ospite e il gestore per la verifica diretta del documento.
La vera domanda è: la legge richiede specificamente l’incontro fisico, o richiede un metodo di identificazione che abbia la stessa validità e sicurezza? La giurisprudenza e le successive circolari ministeriali hanno aperto la strada all’interpretazione più moderna.
Contrariamente al timore diffuso, il self check-in non è intrinsecamente illegale, purché si adotti una procedura robusta che garantisca l’identificazione certa dell’ospite e la corretta trasmissione dei dati alla Questura. Il divieto non è sull’assenza dell’host, ma sull’assenza di un processo di identificazione valido.
Per superare l’esigenza del check-in di visu, gli host devono utilizzare strumenti che permettano di acquisire i dati del documento di identità con la stessa certezza che si avrebbe in presenza. I sistemi digitali avanzati sono ormai considerati validi a questo scopo:
In sintesi, il self check-in diventa legale ed efficiente quando supportato da un sistema che sostituisce l’occhio umano nella verifica, garantendo che i dati raccolti per le schedine alloggiati siano autentici e completi.
Per i gestori di affitti brevi, la soluzione ideale è integrare un sistema che automatizzi la raccolta, la verifica e l’invio dei dati, eliminando lo stress della conformità e massimizzando il tempo libero.
Noi di **Check-in Scan** abbiamo sviluppato lo strumento perfetto per rendere il tuo self check-in completamente legale e senza sforzo. Il nostro software è progettato per acquisire i dati del documento (inclusi i codici MRZ per passaporti e carte d’identità elettroniche) con la massima accuratezza, assicurando che l’identificazione sia conforme a quanto richiesto dalla normativa italiana.
Quando l’ospite completa l’identificazione tramite la nostra piattaforma, il sistema:
In questo modo, ottieni la comodità e la velocità del self check-in senza compromettere l’obbligo di identificazione di visu, trasformando un potenziale rischio legale in un vantaggio operativo.
Un altro elemento fondamentale nell’identificazione remota è il rispetto del GDPR. Quando si gestiscono dati sensibili come i documenti di identità, è essenziale utilizzare piattaforme che garantiscano la sicurezza e la cancellazione automatica dei dati dopo la trasmissione, come avviene con Check-in Scan. Utilizzare strumenti non certificati o affidarsi a semplici foto su WhatsApp può, al contrario, creare problemi di conformità legati alla privacy.
Non lasciare che il timore sull’obbligatorietà del check-in di visu ti impedisca di adottare l’efficienza del self check-in. Scegli una soluzione che garantisca la legalità. Prova subito Check-in Scan e scopri quanto è facile gestire la registrazione degli ospiti in modo automatico e conforme al TULPS.
