Differenza tra scansionare e fotocopiare documenti d’identità al momento del check-in.

Al momento di effettuare il self check-in automatico utilizzando piattaforme tecnologiche, c’è una grande differenza tra scansionare un documento e fotocopiarlo. A seconda di come viene svolta l’azione di scansione o fotocopia durante il check-in degli ospiti, si può rientrare pienamente nella legge o trovarsi completamente al di fuori di essa, con possibili problemi sia con gli ospiti sia con le autorità di controllo.

Qual è la differenza tra scansionare e fotocopiare?

La differenza principale tra scansionare e fotocopiare risiede nello scopo e nel risultato del processo:

• Scansionare: converte un documento fisico in un file digitale (PDF, JPG, PNG, ecc.). L’immagine o il testo scansionato può essere archiviato su un computer, inviato via e-mail o modificato con programmi specifici.
• Fotocopiare: crea una copia fisica di un documento su carta utilizzando una stampante o fotocopiatrice. Si tratta di un duplicato immediato senza necessità di digitalizzazione.

Scansionare digitalizza, mentre fotocopiare riproduce su carta.

Come fare il check-in automatico in modo legale tramite scanner?

Durante il processo di check-in automatico o da remoto, l’ospite deve fornire i dati del proprio documento di identità. Questi dati saranno utilizzati affinché il proprietario, amministratore o receptionist della struttura turistica possa effettuare la registrazione degli ospiti in conformità con Alloggiati Web.

Nel processo di registrazione e di estrazione dei dati richiesti, bisogna evitare di realizzare una copia fisica o digitale del documento di identità dell’ospite.
Secondo la Legge sulla protezione dei dati, non rientrerebbe nei limiti della legalità l’archiviazione di un documento d’identità di un ospite in formato fisico o digitale.

Possiamo affermare che fotocopiare o scansionare un documento d’identità per effettuare il check-in è illegale in entrambi i casi?

È illegale nel momento in cui si realizza una copia fisica o digitale del documento.
Se utilizzi una piattaforma di Check-in Online, assicurati che al momento della scansione del codice MRZ non venga effettuata alcuna copia digitale del documento di identità dell’ospite.

Con Check-in Scan, scansioniamo il documento ottenendo solo i dati necessari per compilare la scheda alloggiati, senza creare alcun tipo di copia digitale del documento di identità.
Bisogna fare molta attenzione alla piattaforma di check-in online scelta, poiché alcune eseguono la scansione del documento conservando una copia digitale. È possibile informarsi sulle sanzioni applicate alle strutture turistiche per aver tentato di fotocopiare i dati del documento di identità.

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Differenze tra scansione OCR e scansione MRZ

Alcune piattaforme utilizzano l’OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) invece della scansione MRZ.
È importante chiarire che lo scanner OCR estrae testo da qualsiasi parte del documento, il che può generare problemi di protezione dei dati; al contrario, la scansione MRZ cattura solo i dati necessari dal codice a lettura meccanica, allineandosi meglio con la normativa.

Raccomandazioni per i proprietari al momento di estrarre i dati da un documento d’identità

1. Usa piattaforme certificate di check-in: scegli strumenti che estraggano solo i dati necessari.
2. Evita di archiviare copie del documento d’identità: non conservare foto né fotocopie dei documenti degli ospiti, né su carta né in formato digitale.
3. Informa chiaramente gli ospiti: spiega nella tua informativa sulla privacy quali dati vengono raccolti e con quale scopo. Assicurati che gli ospiti accettino espressamente il trattamento dei loro dati prima del check-in.
4. Verifica regolarmente la normativa: le leggi sulla protezione dei dati e le normative turistiche possono subire aggiornamenti. Rimani informato tramite l’AEPD e gli organismi ufficiali per evitare inadempienze.