Diferencia entre escanear y fotocopiar los documentos de identidad a la hora de hacer un check-in.

A la hora de hacer el check-in automático utilizando plataformas tecnológicas, hay una gran diferencia entre escanear un documento y fotocopiarlo. Dependiendo de como se realice la acción de escanear o fotocopiar a la hora de realizar el check-in de los huéspedes, puedes encuadrarte dentro de la ley o completamente fuera de ella, lo que te puede acarrear problemas con huéspedes y con las autoridades de control.

¿Cuál es la diferencia entre escanear y fotocopiar?

La diferencia principal entre escanear y fotocopiar radica en el propósito y el resultado del proceso:

• Escanear: Convierte un documento físico en un archivo digital (PDF, JPG, PNG, etc.). La imagen o el texto escaneado se puede almacenar en una computadora, enviar por correo electrónico o editar con programas específicos.
• Fotocopiar: Crea una copia física de un documento en papel utilizando una impresora o fotocopiadora. Es un duplicado inmediato sin necesidad de digitalización.

Escanear digitaliza, mientras que fotocopiar reproduce en papel.

¿Cómo hacer el check-in automático de forma legal mediante escáner?

Durante el proceso de check-in automático o en remoto, el huésped debe proporcionar los datos de su documento de identidad. Estos datos se utilizarán para que el propietario, administrador o recepcionista del alojamiento turístico pueda hacer el registro de datos del huésped en función de las directrices marcadas por el Real Decreto 933/2021.

A la hora de hacer el proceso de registro y la extracción de datos exigida, se debe evitar realizar una copia física o digital del documento de identidad del huésped.
Según la Ley de protección de datos, no se encuadraría dentro de la ley el almacenamiento de un documento de identidad de un huésped en formato físico o digital.
Entonces…

¿Podemos afirmar que fotocopiar o escanear un documento de identidad para hacer el check-in es ilegal en ambos casos?

Es ilegal en el momento en el que se haga una copia física o digital del documento. Si trabajas con alguna plataforma de Check-in Online, asegúrate de que a la hora de escanear el código MRZ, no se hace ninguna copia digital del propio documento de identidad del huésped.

Desde Check-in Scan, escaneamos el documento obteniendo solo los datos necesarios para rellenar el parte de viajeros sin hacer ningún tipo de copia digital del documento de identidad.

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Debes andarte con mucho ojo con respecto a la plataforma de Check-in online que elijas, ya que algunas hacen el escaneo del documento guardando una copia digital, puedes informarte acerca de sanciones a alojamientos turísticos por tratar de fotocopiar los datos del documento de identidad.

Pero si el RD 933/2021 exige presentar datos del documento de identidad, ¿Por qué no puedo hacer una copia del documento?

No se puede hacer una copia física o digital del documento de identidad, porque entraría el conflicto con la Ley de Protección de Datos. Lo adecuado sería hacer la extracción de los datos exigidos en el Anexo I del Real Decreto 933/2021 sin hacer una copia del documento mediante plataformas de Check-in.

Diferencias entre escaneo OCR y escaneo MRZ

Algunas plataformas utilizan OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) en lugar de escaneo MRZ.
Aclarar que el escáner OCR extrae texto de cualquier parte del documento, lo que puede generar problemas de protección de datos, sin embargo, el escaneo MRZ solo captura los datos necesarios del código de lectura mecánica, alineándose mejor con la normativa.

Recomendaciones para propietarios a la hora de extraer los datos de un documento de identidad

1. Usa plataformas certificadas de check-in: Opta por herramientas que extraigan solo los datos necesarios.
2. Evita almacenar copias del documento de identidad: No guardes fotos ni fotocopias de los documentos de los huéspedes, ni en papel ni en formato digital.
3. Informa claramente a los huéspedes: Explica en tu política de privacidad qué datos se recopilan y con qué propósito. Asegúrate de que los huéspedes acepten expresamente el tratamiento de sus datos antes del check-in.
4. Revisa la normativa regularmente: Las leyes de protección de datos y las regulaciones turísticas pueden actualizarse. Mantente informado a través de la AEPD y organismos oficiales para evitar incumplimientos.