ROSS1000 Veneto: Guida per strutture ricettive
Índice
Cosa è ROSS1000 e perché è obbligatorio in Veneto
Se gestisci un hotel, un B&B, un agriturismo o qualsiasi altra struttura ricettiva in Veneto, il nome ROSS1000 non dovrebbe esserti estraneo. Si tratta della piattaforma regionale ufficiale messa a disposizione dalla Regione Veneto per la comunicazione dei flussi turistici e per le comunicazioni dei periodi di apertura e di chiusura temporanea delle strutture ricettive.
I titolari di strutture ricettive e i locatori di alloggi turistici comunicano esclusivamente per via telematica i dati turistici richiesti dalla Regione: arrivi e presenze degli ospiti, in forma aggregata per provenienza, ai sensi dell’art. 13 comma 5 della L.R. 11/2013. Non si tratta di una scelta: è un adempimento normativo a tutti gli effetti, la cui inosservanza può comportare sanzioni amministrative fino a 2.500 euro per ogni mese.
In Veneto il sistema è attivo già dal 2018, con in precedenza il nome di Turismo 5. La piattaforma è accessibile tramite SPID, CIE o CNS al seguente link: https://flussituristici.regione.veneto.it/ per tutti i tipi di device — postazione PC fissa, notebook, smartphone e tablet — in modalità web.
Vale la pena sottolineare un aspetto spesso trascurato: la regolare comunicazione dei dati statistici è anche uno dei requisiti obbligatori per la classificazione delle strutture ricettive. Ignorare l’obbligo, quindi, non comporta solo sanzioni economiche, ma può compromettere la classificazione stessa della struttura.
Il check-in degli ospiti: come funziona su ROSS1000 Veneto
Il primo passo operativo per qualsiasi gestore è la registrazione degli ospiti all’arrivo. ROSS1000 offre due modalità principali:
Inserimento manuale. Accedendo al portale, il sistema propone una maschera di compilazione in cui inserire i dati degli ospiti. Tra le informazioni richieste figurano i dati anagrafici, la tipologia di ospite (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare o membro di gruppo), le date di arrivo e partenza e il numero di camere occupate.
Importazione da gestionale. Chi utilizza un software PMS (Property Management System) può trasmettere i dati tramite web-service in tempo reale oppure caricando file in formato .xml o .txt. ROSS1000 è compatibile con oltre 150 software gestionali, e per i gestori con un volume elevato di prenotazioni questa modalità rappresenta un notevole risparmio di tempo.
La registrazione dovrebbe avvenire in modo continuativo. I dati vanno comunicati entro il 5 del mese successivo: è consigliabile inserirli con regolarità per evitare che si accumulino a fine mese e aumenti il rischio di errori.
La comunicazione de Ross1000 Veneto alla Questura tramite AlloggiatiWeb
Un punto che genera spesso confusione riguarda il rapporto tra ROSS1000 e il portale AlloggiatiWeb della Questura. È fondamentale chiarirlo: si tratta di due sistemi distinti, con finalità completamente diverse, che devono essere gestiti separatamente e in parallelo.
ROSS1000 serve per la rilevazione statistica dei flussi turistici (arrivi e presenze aggregate) con comunicazione su base mensile. AlloggiatiWeb, invece, è il portale della Polizia di Stato attraverso cui vengono trasmessi i dati individuali di ogni singolo ospite per finalità di sicurezza pubblica. In questo caso, la comunicazione deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite.
Detto questo, ROSS1000 semplifica il processo: una volta registrati i dati degli alloggiati in ROSS1000, il titolare della struttura ricettiva può generare il file da caricare autonomamente nella piattaforma AlloggiatiWeb. In sostanza, ROSS1000 non sostituisce AlloggiatiWeb, ma aiuta a produrre i dati nel formato corretto.
Comunicazione di Ross1000 Veneto all’ISTAT
Per quanto riguarda la parte statistica, ROSS1000 è lo strumento attraverso cui si adempie all’obbligo di comunicazione all’ISTAT. I dati trasmessi riguardano arrivi e presenze in forma aggregata per provenienza (italiani e stranieri) e non includono le informazioni personali dei singoli individui: la finalità è esclusivamente statistica.
Un aspetto spesso sottovalutato: l’obbligo di comunicazione sussiste anche nei mesi in cui non ci sono stati ospiti. Il locatore registrato deve comunicare l’eventuale mancanza di arrivi e presenze inserendo nella procedura ROSS1000 movimenti pari a zero per tutto il mese o per i giorni di riferimento, entro la prima decade del mese successivo. Analogamente, se la struttura è chiusa, occorre dichiarare i periodi di chiusura temporanea attraverso la stessa piattaforma.
I dati inseriti confluiscono automaticamente nei database regionali e nazionali, contribuendo alle statistiche ufficiali sul turismo in Italia.
Gli errori più comuni da evitare
Anche con una piattaforma relativamente intuitiva come ROSS1000, i gestori meno esperti incorrono in alcuni errori ricorrenti che vale la pena anticipare.
Confondere ROSS1000 con AlloggiatiWeb. I due sistemi hanno funzioni e scadenze diverse. Inserire i dati su uno non sostituisce l’obbligo sull’altro. Entrambi devono essere gestiti in parallelo.
Ignorare i mesi senza ospiti. Quando la struttura è vuota o chiusa, si è tentati di non fare nulla. Sbagliato: anche l’assenza di presenze va dichiarata, pena l’incompletezza dei dati e possibili irregolarità.
Rimandare tutto a fine mese. Inserire tutti i dati in un’unica sessione a fine mese aumenta il rischio di errori e non è compatibile con le tempistiche richieste per la comunicazione alla Questura (24 ore dall’arrivo). La registrazione contestuale all’arrivo dell’ospite rimane la prassi consigliata.
Non aggiornare i periodi di apertura e chiusura. Dal 16 maggio 2022, i titolari di strutture ricettive classificate inseriscono i dati di variazione di periodo di apertura e i dati di chiusura temporanea direttamente nella procedura regionale ROSS1000, senza passare dal SUAP. L’aggiornamento rimane comunque obbligatorio.
Anonimizzare gli ospiti prima dell’invio alla Questura. ROSS1000 consente di anonimizzare i dati degli ospiti per motivi di privacy, ma questa operazione è irreversibile. Va effettuata solo dopo aver completato e confermato la comunicazione alla Polizia di Stato.
Trascurare l’inattività prolungata. Decorso un periodo di dodici mesi consecutivi senza comunicazione delle presenze turistiche, la Direzione regionale competente procede d’ufficio alla chiusura della posizione nella banca dati anagrafica regionale. Chi si trovasse in questa situazione dovrà presentare una nuova comunicazione di locazione turistica per ricominciare l’attività.
Come effettuare l’accesso e iniziare a giocare su Ross1000 Veneto
Le credenziali di accesso (login e password) vengono comunicate automaticamente agli operatori che presentano SCIA per inizio attività, o ai locatori che presentano Comunicazione di Locazione Turistica: non è necessario presentare ulteriori richieste.
Una volta ricevuta la notifica di avvenuta registrazione, si accede con SPID, CIE o CNS al portale ROSS1000 tramite il link https://flussituristici.regione.veneto.it/, cliccando su Entra con MyID.
Per supporto e assistenza sono disponibili gli uffici regionali territoriali competenti per zona, oltre a manuali operativi e indicazioni operative pubblicati direttamente nel portale della Regione Veneto.
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