ROSS1000 Marche: Guida per strutture ricettive
Índice
Cosa è ROSS1000 e perché è obbligatorio
Se gestisci un hotel, un B&B o qualsiasi altra struttura ricettiva nelle Marche, il nome ROSS1000 non dovrebbe esserti estraneo. Si tratta della piattaforma regionale ufficiale attraverso cui le strutture ricettive — alberghiere ed extralberghiere — sono tenute a comunicare i dati sui flussi turistici all’ISTAT e alla Regione.
L’obbligo è sancito dalla Legge Regionale n. 27/2015, art. 38, che impone a tutte le strutture di trasmettere digitalmente i dati relativi ad arrivi e presenze dei propri ospiti. Non si tratta, quindi, di una scelta: è un adempimento normativo a tutti gli effetti, la cui inosservanza può comportare sanzioni amministrative fino a 2.500 euro per ogni mese di omissione.
La piattaforma, accessibile tramite SPID, CIE o CNS, è stata progressivamente adottata dalle regioni italiane e nelle Marche è operativa dal 2018, quando ha sostituito il precedente sistema “NewTurismo”.
Il check-in degli ospiti: come funziona su ROSS1000
Il primo passo operativo per qualsiasi gestore è la registrazione degli ospiti all’arrivo. ROSS1000 offre due modalità principali:
Inserimento manuale. Accedendo al menu Check-in → Registra Ospite, il sistema propone una maschera di compilazione in cui i campi obbligatori sono evidenziati in rosso. Tra le informazioni richieste figurano i dati anagrafici dell’ospite, la tipologia (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare o membro di gruppo), le date di arrivo e partenza e il numero di camere occupate.
Importazione da gestionale. Chi utilizza un software PMS (Property Management System) può caricare i dati tramite file in formato .xml o .txt, accedendo a Check-in → Importa file da gestionale. ROSS1000 è compatibile con oltre 150 software gestionali, e per i gestori con un volume elevato di prenotazioni questa modalità rappresenta un notevole risparmio di tempo.
La registrazione degli ospiti dovrebbe avvenire giornalmente, o comunque in modo continuativo. Tuttavia, il sistema consente di inserire i dati anche retroattivamente, specificando le date reali di arrivo e partenza, purché l’intero mese venga completato entro il quinto giorno del mese successivo.
La comunicazione alla Questura tramite AlloggiatiWeb
Un punto che genera spesso confusione riguarda il rapporto tra ROSS1000 e il portale AlloggiatiWeb della Questura. È fondamentale chiarirlo: si tratta di due sistemi distinti, con finalità completamente diverse, che devono essere gestiti separatamente e in parallelo.
ROSS1000 serve per la rilevazione statistica dei flussi turistici (arrivi e presenze aggregate) e la comunicazione avviene su base mensile. AlloggiatiWeb, invece, è il portale della Polizia di Stato attraverso cui vengono trasmessi i dati individuali di ogni singolo ospite per finalità di sicurezza pubblica. In questo caso, la comunicazione deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite.
Detto questo, ROSS1000 semplifica il processo: una volta registrati gli ospiti nel sistema, è possibile accedere alla sezione Check-in → Genera File Questura per ottenere il file da caricare direttamente sul portale AlloggiatiWeb, oppure inviarlo tramite web-service in modo automatico. In sostanza, ROSS1000 non sostituisce AlloggiatiWeb, ma aiuta a produrre i dati nel formato corretto.
La comunicazione ISTAT: cosa si invia e quando
Per quanto riguarda la parte statistica, ROSS1000 è lo strumento attraverso cui si adempie all’obbligo di comunicazione all’ISTAT. I dati che vengono trasmessi riguardano arrivi e presenze degli ospiti, suddivisi per provenienza (italiani e stranieri), e non includono i dati personali dei singoli individui: la finalità è esclusivamente statistica.
Un aspetto spesso sottovalutato: l’obbligo di comunicazione sussiste anche nei mesi in cui non ci sono stati ospiti. Se la struttura è aperta ma vuota, bisogna comunque accedere al sistema e dichiarare l’assenza di movimento. ROSS1000 prevede appositi pulsanti per gestire questa situazione: Rimanenti Mov. Zero per indicare che la struttura è aperta senza ospiti, e Rimanenti Chiusura per i periodi di chiusura effettiva.
I dati inseriti confluiscono automaticamente nei database regionali e nazionali, contribuendo alle statistiche ufficiali sul turismo in Italia.
Gli errori più comuni da evitare
Anche con una piattaforma relativamente intuitiva come ROSS1000, i gestori meno esperti incorrono in alcuni errori ricorrenti che vale la pena anticipare.
Confondere ROSS1000 con AlloggiatiWeb. Come spiegato, i due sistemi hanno funzioni diverse. Inserire i dati su uno non sostituisce l’obbligo sull’altro. Entrambi devono essere gestiti.
Ignorare i mesi senza ospiti. Quando la struttura è vuota o chiusa, si è tentati di non fare nulla. Sbagliato: anche l’assenza di presenze va dichiarata, pena l’incompletezza dei dati e possibili irregolarità.
Rimandare tutto a fine mese. Inserire tutti i dati degli ospiti in un’unica sessione a fine mese può sembrare comodo, ma aumenta il rischio di errori, rende più difficile ricostruire i dettagli dei soggiorni e non è compatibile con le tempistiche richieste per la comunicazione alla Questura (24 ore dall’arrivo). La registrazione quotidiana o contestuale all’arrivo dell’ospite rimane la prassi consigliata.
Errori nella disponibilità ricettiva. Se il numero di camere occupate inserito supera quello dichiarato nella disponibilità ricettiva della struttura, il sistema genera un errore. È importante mantenere aggiornato il profilo della struttura, soprattutto in caso di variazioni stagionali.
Anonimizzare gli ospiti prima dell’invio alla Questura. ROSS1000 consente di anonimizzare i dati degli ospiti per motivi di privacy, ma questa operazione è irreversibile. Va effettuata solo dopo aver completato e confermato la comunicazione alla Polizia di Stato.
Come accedere e iniziare
Per accedere a ROSS1000 nelle Marche, il titolare o il gestore della struttura deve essere abilitato dalla Regione. L’abilitazione avviene automaticamente sulla base delle pratiche di avvio attività presentate agli Sportelli Unici per le Attività Produttive (SUAP) dei Comuni, e viene notificata via email. Una volta ricevuta la notifica, si accede tramite SPID cliccando su Entra con Cohesion → Entra con SPID, oppure tramite le credenziali assegnate.
Nella home della piattaforma sono disponibili manuali operativi, modelli e video tutorial dedicati, utili soprattutto nelle fasi iniziali di utilizzo.
Crea e registra online il rapporto del viaggiatore
