ROSS1000 Basilicata: Guida per strutture ricettive

Cosa è ROSS1000 e perché è obbligatorio in Basilicata

Se gestisci un hotel, un B&B, un agriturismo o qualsiasi altra struttura ricettiva in Basilicata, il nome ROSS1000 non dovrebbe esserti estraneo. Si tratta della piattaforma nazionale per la raccolta e trasmissione dei dati statistici sul turismo, adottata dalla Regione Basilicata per la rilevazione dei flussi turistici regionali. In Basilicata la piattaforma opera attraverso il SIST (Sistema Informativo Statistico Turistico), gestito dall’APT Basilicata.

L’obbligo è sancito dall’art. 22 della L.R. 6/2008 e dall’art. 38 del D.L. 23/2020 (convertito in L. 40/2020), che impongono a tutte le strutture ricettive di trasmettere digitalmente i dati relativi ad arrivi e presenze dei propri ospiti. Non si tratta di una scelta: è un adempimento normativo a tutti gli effetti, la cui inosservanza può comportare sanzioni amministrative fino a 2.500 euro per ogni mese di omissione, ai sensi dell’art. 7 del D.Lgs. 322/1989.

La piattaforma è accessibile tramite SPID, CIE o CNS, ed è messa a disposizione gratuitamente dalla Regione in collaborazione con APT Basilicata e GIES. Dal 1° gennaio 2018 questo adempimento viene effettuato esclusivamente attraverso il SIST, che ha sostituito la precedente modalità cartacea basata sul Modello ISTAT C/59.

Nel 2025 la Basilicata ha superato per la prima volta il milione di arrivi turistici, con oltre 2,8 milioni di presenze nelle strutture ricettive. Un contesto in forte crescita che rende ancora più rilevante la corretta gestione degli adempimenti statistici.

Chi è obbligato a usare ROSS1000 in Basilicata

Tutte le strutture ricettive per fini turistici sono tenute all’obbligo, inclusi hotel, bed & breakfast, agriturismi, case vacanza e locazioni turistiche gestite anche in forma non imprenditoriale. In pratica, qualsiasi sistemazione che offre alloggio a pagamento deve comunicare i propri flussi turistici tramite il SIST.

Vale la pena sottolinearlo: l’obbligo riguarda anche i locatori privati non imprenditoriali che affittano occasionalmente un appartamento a turisti. Non è una prerogativa dei soli esercizi classificati.

Il check-in degli ospiti: come funziona sul SIST Basilicata

Il primo passo operativo per qualsiasi gestore è la registrazione degli ospiti all’arrivo. Il SIST offre due modalità principali:

Inserimento manuale. Accedendo alla piattaforma, il sistema propone una procedura guidata in modalità check-in e check-out, in cui inserire i dati degli ospiti. Le informazioni richieste comprendono i dati anagrafici, la provenienza (italiani o stranieri, con indicazione del paese o della regione di residenza), le date di arrivo e partenza e il numero di camere occupate.

Importazione da gestionale. Per le strutture ricettive che dispongono di un software gestionale, il SIST permette di acquisire direttamente i dati da output compatibili. Questo consente ai gestori con un volume elevato di prenotazioni di evitare l’inserimento manuale, riducendo significativamente i tempi di gestione.

Una particolarità del SIST in Basilicata: il sistema permette, con un unico inserimento dati in modalità check-in e check-out, di comunicare i dati dei flussi turistici (ISTAT) e di trasmettere in modalità web service i dati per la comunicazione di pubblica sicurezza alla Questura. Una semplificazione importante rispetto ad altri sistemi regionali.

La registrazione degli ospiti dovrebbe avvenire giornalmente, contestualmente all’arrivo. Tuttavia, il sistema consente di inserire i dati anche retroattivamente, purché l’intero mese venga completato entro il giorno 10 del mese successivo.

Comunicazione alla Questura tramite AlloggiatiWeb e SIST Basilicata

Un punto che genera spesso confusione riguarda il rapporto tra il SIST/ROSS1000 e il portale AlloggiatiWeb della Questura. È fondamentale chiarirlo: si tratta di due obblighi distinti, con finalità completamente diverse.

Il SIST serve per la rilevazione statistica dei flussi turistici (arrivi e presenze aggregate) con comunicazione su base mensile. AlloggiatiWeb, invece, è il portale della Polizia di Stato attraverso cui vengono trasmessi i dati individuali di ogni singolo ospite per finalità di sicurezza pubblica. In questo caso, la comunicazione deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite.

Come accennato, il SIST offre la possibilità di trasmettere in automatico le schedine alla Questura tramite web service, contestualmente alla registrazione degli ospiti a fini statistici. Si tratta di una funzione opzionale ma molto utile, che consente di gestire entrambi gli adempimenti in un’unica operazione. In ogni caso, ROSS1000 non sostituisce AlloggiatiWeb: entrambi restano obbligatori.

La comunicazione ISTAT e SIST Basilicata: cosa si invia e quando

Per quanto riguarda la parte statistica, il SIST è lo strumento attraverso cui si adempie all’obbligo di comunicazione all’ISTAT. I dati trasmessi riguardano arrivi, presenze e provenienza degli ospiti in forma aggregata. Non vengono comunicati i dati personali dei singoli individui: la finalità è esclusivamente statistica.

La scadenza in Basilicata è il giorno 10 del mese successivo a quello di riferimento, come previsto dall’art. 22 della L.R. 6/2008. Si tratta di una differenza pratica da tenere a mente rispetto ad altre regioni come l’Emilia-Romagna, dove la scadenza è il 5 del mese. Chi gestisce strutture in più regioni deve quindi prestare attenzione alle scadenze specifiche di ciascuna.

Un aspetto spesso sottovalutato: l’obbligo di comunicazione sussiste anche nei mesi in cui non ci sono stati ospiti. Se la struttura è aperta ma vuota, bisogna comunque accedere al sistema e dichiarare l’assenza di movimento. Analogamente, i periodi di chiusura effettiva vanno segnalati nella piattaforma.

I dati inseriti confluiscono automaticamente nei database dell’APT Basilicata, della Regione, delle Province, dei Comuni e dell’ISTAT, contribuendo alle statistiche ufficiali sul turismo in Italia.

Gli errori più comuni da evitare

Anche con una piattaforma relativamente intuitiva come il SIST, i gestori meno esperti incorrono in alcuni errori ricorrenti che vale la pena anticipare.

Confondere ROSS1000/SIST con AlloggiatiWeb. I due sistemi hanno funzioni e scadenze diverse. Inserire i dati su uno non sostituisce l’obbligo sull’altro. Entrambi devono essere gestiti, anche quando il SIST viene usato per trasmettere le schedine in automatico.

Ignorare i mesi senza ospiti. Quando la struttura è vuota o chiusa, si è tentati di non fare nulla. Sbagliato: anche l’assenza di presenze va dichiarata entro il 10 del mese successivo, pena l’incompletezza dei dati e possibili irregolarità.

Rimandare tutto a fine mese. La registrazione quotidiana degli ospiti è consigliata per evitare errori di accumulo a fine mese. Inserire tutto in un’unica sessione aumenta il rischio di sviste e non è compatibile con le tempistiche richieste per la comunicazione alla Questura (24 ore dall’arrivo).

Non iscriversi all’anagrafe APT prima di iniziare. La compilazione del Modulo Informativo online presso l’APT raggruppa diverse procedure: l’avviamento dell’attività, l’iscrizione nell’anagrafe dell’offerta ricettiva regionale, il rilascio delle credenziali di accesso al SIST e il trasferimento dei dati al Ministero del Turismo per il rilascio del Codice Identificativo Nazionale (CIN). Senza questo passaggio preliminare non è possibile accedere alla piattaforma.

Non comunicare le variazioni strutturali via email. Le variazioni relative al numero di camere o posti letto devono essere comunicate all’APT anche via email all’indirizzo ced@aptbasilicata.it, oltre che nel sistema, per consentire l’aggiornamento corretto dell’anagrafe regionale.

Anonimizzare gli ospiti prima dell’invio alla Questura. Il sistema consente di anonimizzare i dati degli ospiti per motivi di privacy, ma questa operazione è irreversibile. Va effettuata solo dopo aver completato e confermato la comunicazione alla Polizia di Stato.

Come accedere e effettuare il login su SIST Basilicata

Per accedere al SIST in Basilicata, la struttura deve essere iscritta nell’Anagrafe delle strutture ricettive presso l’APT Basilicata. L’iscrizione avviene compilando il Modulo Informativo online disponibile sul sito dell’APT, contestualmente alla presentazione della SCIA di inizio attività. Una volta completata la procedura, l’APT rilascia le credenziali di accesso.

Una volta ottenute le credenziali, si accede con SPID, CIE o CNS alla piattaforma all’indirizzo https://sist.aptbasilicata.it.

Per supporto e assistenza è disponibile l’Area CED di APT Basilicata, contattabile dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle 13:00 al numero 0835 331983, oppure via email all’indirizzo ced@aptbasilicata.it. È inoltre disponibile una versione demo della piattaforma per effettuare prove di utilizzo prima di operare sul sistema reale.