Alloggiati Web Roma: tutto quello che devi sapere

Se gestisci un appartamento su Airbnb, un B&B, un piccolo hotel o qualunque altra struttura ricettiva a Roma, prima o poi ti sei imbattuto in Alloggiati Web. Forse te ne ha parlato qualcuno, forse hai ricevuto una multa, forse stai semplicemente cercando di capire da dove iniziare. Qualunque sia il tuo punto di partenza, questa guida è pensata per te.

Partiamo da una premessa importante: l’obbligo esiste, è serio, e non riguarda solo i grandi alberghi. Ma una volta capito il meccanismo, non è neanche così complicato da gestire. Il problema è che le informazioni ufficiali sono spesso frammentate, tecniche e difficili da decifrare. Noi di Check-in Scan lavoriamo ogni giorno con gestori di strutture ricettive a Roma e in tutta Italia, e sappiamo esattamente dove si perdono le persone. Questa guida è il risultato di quella esperienza.

Cos’è Alloggiati Web Roma e perché esiste

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato attraverso cui tutte le strutture ricettive italiane sono tenute a comunicare i dati degli ospiti alle autorità di Pubblica Sicurezza. Non è un servizio facoltativo: è lo strumento ufficiale, introdotto nel 2006 e reso obbligatorio per via telematica dal gennaio 2013 con il Decreto Ministeriale del 7 gennaio 2013.

Prima di questo sistema, ogni gestore doveva compilare a mano le cosiddette “schedine alloggiati” e consegnarle fisicamente alla Questura. Un processo lento, soggetto a errori e difficile da gestire per le forze dell’ordine. La digitalizzazione ha cambiato tutto: oggi i dati arrivano in tempo reale, consultabili immediatamente dagli organi preposti.

Il punto centrale è questo: il portale non serve solo a fare burocrazia. Serve a permettere alle forze dell’ordine di avere un quadro aggiornato di chi alloggia in ogni struttura del territorio. È una questione di sicurezza pubblica, ed è per questo che le sanzioni in caso di mancato adempimento sono tutt’altro che simboliche.

Base normativa: l’obbligo si fonda sull’art. 109 del T.U.L.P.S. e sul D.M. del 7 gennaio 2013. Dal 2022, con la nuova versione del portale, i vecchi certificati digitali sono stati sostituiti da un sistema di codici dispositivi più semplice e accessibile da qualsiasi device.

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Chi è obbligato a usar Alloggiati Web a Roma

La risposta breve è: praticamente chiunque ospiti persone a pagamento, anche per pochi giorni e anche su Airbnb. Sono soggetti all’obbligo:

• Hotel e alberghi
• Bed & Breakfast
• Case vacanze e appartamenti turistici
• Affitti brevi (contratti inferiori ai 30 giorni)
• Ostelli per la gioventù
• Affittacamere
• Campeggi e villaggi turistici
• Case per ferie
• Residenze della salute e beauty farm
• Locatori privati

Un dettaglio che sorprende molti: l’obbligo si estende anche ai locatori privati che affittano un appartamento (o parte di esso) per periodi inferiori ai 30 giorni, come previsto dall’art. 19-bis della legge n. 132 del 1° dicembre 2018. Questo significa che se gestisci un appartamento su Airbnb o Booking senza avere un’azienda formale, sei comunque tenuto a comunicare i dati degli ospiti tramite Alloggiati Web.

Agenzie immobiliari: se gestisci appartamenti per conto di terzi, puoi registrarti al portale ed effettuare le comunicazioni per conto dei locatori. Assicurati di richiedere la funzione “Gestione Appartamenti” nella richiesta di accreditamento alla Questura.

Quando bisogna inviare i dati ad Alloggiati Web Roma?

Questa è la domanda che più crea confusione, specialmente tra chi gestisce strutture con check-in tardivi o soggiorni di una sola notte.

• Soggiorno normale: i dati vanno inviati entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite.
• Soggiorno inferiore alle 24 ore: i dati vanno inviati entro 6 ore dall’arrivo.

Se il tuo ospite arriva alle 23:00 e riparte il giorno dopo nel pomeriggio, hai tempo fino alle 5:00 di mattina per inviare i dati. Questo dettaglio è spesso ignorato e può essere fonte di sanzioni per chi gestisce locazioni molto brevi o soggiorni notturni intensi.

Il portale è accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da qualunque dispositivo con connessione internet. Non ci sono orari di chiusura del sistema.

Come registrarsi ad Alloggiati Web a Roma

La procedura di registrazione per le strutture nella provincia di Roma avviene tramite la Questura di Roma. Non serve andare allo sportello di persona: tutto si gestisce a distanza, via PEC.

Passaggi per la registrazione

• Scarica e compila il modulo di accreditamento. Disponibile sul sito della Questura di Roma (poliziadistato.it, sezione Roma). Indica i dati della struttura, la tipologia ricettiva e i dati del titolare o amministratore.
• Prepara i documenti allegati. Servono: copia del documento d’identità del titolare, codice fiscale, copia dell’autorizzazione all’attività ricettiva (licenza, SCIA o equivalente). Le agenzie allegano anche una visura camerale aggiornata.
• Invia tutto via PEC all’indirizzo: anticrimine.quest.rm@pecps.poliziadistato.it. Chi non possiede una PEC può allegare il proprio documento d’identità e usare provvisoriamente quella di un terzo.
• Attendi le credenziali. La Questura invierà via email un User ID e una serie di codici dispositivi. I tempi variano: in media alcune settimane, ma nei periodi di picco possono allungarsi.
• Accedi al portale e configura la struttura su alloggiatiweb.poliziadistato.it. Da quel momento puoi iniziare a comunicare i dati degli ospiti.

In attesa delle credenziali, cosa fare? Se hai ospiti prima di riceverle, puoi inviare i dati via PEC direttamente al commissariato di zona, includendo: nome, cognome, sesso, nazionalità, data e luogo di nascita, e per il capogruppo anche tipo e numero di documento.

Come funziona il portale Alloggiati Web: cosa va inserito

Una volta dentro il portale, il processo è più semplice di quanto sembri. Per ogni ospite che arriva devi inserire una serie di dati anagrafici presi dal documento d’identità.

Dati richiesti per ogni ospite

Per ogni persona alloggiata — non solo il capogruppo, ma tutti — devi fornire:

• Cognome e nome
• Data di nascita
• Sesso
• Luogo di nascita (comune se italiano, stato se straniero)
• Stato di cittadinanza
• Per il capogruppo: tipologia e numero del documento d’identità, con luogo di rilascio

Attenzione ai nomi stranieri: il portale potrebbe non segnalare automaticamente errori nei campi nome/cognome. Con ospiti che usano alfabeti diversi (cirillico, arabo, cinese), ricontrolla sempre la trascrizione prima di inviare.

Il nuovo sistema di accesso (da gennaio 2022)

Dal 18 gennaio 2022, il portale ha abbandonato i vecchi certificati digitali e adottato un sistema di codici dispositivi. Funziona ora anche da smartphone e tablet (iOS e Android), senza bisogno di installare certificati nel browser. Se usi ancora il vecchio sistema, consulta la sezione “Supporto” del portale per la procedura di migrazione.

Conserva le ricevute digitali: dopo ogni invio il portale genera una ricevuta. La Questura raccomanda di salvarla sia sul PC che su un supporto esterno (chiavetta USB o cloud). In caso di controllo, la ricevuta è la tua prova di avvenuta comunicazione.

Sanzioni e rischi concreti

Il mancato adempimento non è una di quelle norme che “tanto non controlla nessuno”. I controlli esistono, sono aumentati negli ultimi anni — soprattutto a Roma — e le conseguenze possono essere economicamente significative.

Le sanzioni si basano sugli artt. 17 e 109 del T.U.L.P.S. e possono includere multe salate, fino alla sospensione o revoca dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività ricettiva nei casi più gravi. In un contesto come Roma, dove i controlli sono sempre più stringenti — basti pensare all’obbligo CIN del 2024 e alla tassa di soggiorno — non rispettare le comunicazioni sugli alloggiati è un rischio che nessun gestore dovrebbe prendersi.

Non pensare “tanto sono piccolo”: l’obbligo si applica anche a chi affitta un singolo appartamento su Airbnb. I controlli avvengono in modo incrociato tra dati fiscali, piattaforme online e comunicazioni alle autorità. Meglio mettersi in regola prima che arrivino le verifiche.

Come Check-in Scan semplifica l’invio delle Schedine Alloggiati

Essere in regola è il punto di partenza, non il traguardo. Il vero obiettivo è che tutta questa compliance avvenga senza rubarti tempo prezioso, senza errori manuali e senza lo stress da “ho dimenticato di inviare i dati”.

Check-in Scan nasce proprio per questo. La nostra piattaforma permette ai tuoi ospiti di effettuare il self check-in in autonomia, scansionando il proprio documento d’identità direttamente da smartphone. I dati vengono acquisiti automaticamente, verificati e trasmessi ad Alloggiati Web senza che tu debba fare nulla manualmente.

Cosa ottieni concretamente

• Niente più inserimento manuale. L’ospite scansiona il documento, i dati vengono estratti automaticamente con tecnologia OCR avanzata. Niente più digitazione a mano, niente più errori sui nomi stranieri.
• Invio automatico ad Alloggiati Web. I dati vengono trasmessi direttamente al portale della Questura, sempre entro i tempi previsti. Non devi ricordarti tu: ci pensa il sistema.
• Archivio digitale e ricevute. Tutte le comunicazioni vengono archiviate con la relativa ricevuta. In caso di controllo hai tutto disponibile in pochi secondi.
• Esperienza migliore per l’ospite. Il check-in digitale è veloce, moderno e apprezzato dai viaggiatori. Meno code alla reception, più tempo per l’accoglienza vera.

Domande frequenti su Alloggiati Web Roma

Devo registrare anche i minori?

Sì. L’obbligo di comunicazione riguarda tutte le persone alloggiate, indipendentemente dall’età. Anche i bambini vanno inseriti nel registro con i loro dati anagrafici completi. In assenza di un documento del minore, di solito si usano i dati del genitore che ha la patria potestà.

Cosa faccio se il PC è rotto e non riesco ad accedere al portale?

In caso di problemi tecnici documentati, puoi inviare i dati via PEC al commissariato di zona. Da gennaio 2022, il portale funziona anche da smartphone e tablet, quindi questa eventualità dovrebbe essere molto meno frequente.

Se l’ospite prolunga il soggiorno, devo fare qualcosa?

No, non è necessario inviare una nuova comunicazione solo perché il soggiorno si allunga. L’importante è che la comunicazione iniziale sia stata fatta entro i termini previsti.

Devo stampare le ricevute o basta conservarle digitalmente?

Non è obbligatorio stamparle, ma è fondamentale conservarle. La Questura di Roma raccomanda di salvarle sia localmente sia su un supporto esterno o cloud. In caso di controllo, la ricevuta digitale ha pieno valore probatorio.

Posso contattare direttamente la Questura di Roma per problemi tecnici?

Sì, ma solo dopo aver consultato tutta la documentazione nella sezione “Supporto” del portale. Il numero disponibile è 06 46862499, attivo lunedì, mercoledì e venerdì dalle 10:00 alle 12:00. Per risposte più rapide, scrivi a dipps172.00n0@pecps.poliziadistato.it.

Airbnb o Booking trasmettono i dati al posto mio?

No. Le piattaforme di prenotazione non sono autorizzate a fare comunicazioni ad Alloggiati Web per conto tuo. L’obbligo è e resta in capo al gestore o al locatore. Non delegare questo compito: se mancano le comunicazioni, la responsabilità è tua.